Een veiligheidsnet voor menselijk falen

Het afscheidsfeestje van Piet, het afzwaaiend hoofd IT, was een groot succes. Hij kreeg wat cadeautjes en veel lovende woorden over het werk dat hij de afgelopen twaalf jaar met succes had verricht. 

Toen vertrok Piet en werd zijn plaats ingenomen door Gerard. Die aarzelde niet en besloot direct zijn stempel op de organisatie te drukken door alle niet gebruikte accounts te wissen. Daarmee drukte hij inderdaad zijn stempel op de organisatie, maar niet zoals hij het had bedoeld. Want ook het account van Piet, met alle belangrijke informatie daarin, was verdwenen. En eenmaal verdwenen vind je de gegevens nooit meer terug, toch?

Back-up voor menselijk falen

Gelukkig is dat niet helemaal waar. Net zoals bij vrijwel alle bedrijven was er ook van het account van Piet een back-up gemaakt. Gerard ontdekte al snel zijn fout en herstelde die met een simpele druk op de knop. Het verhaal van Gerard en Piet illustreert de noodzaak van back-ups. Interessant genoeg zijn back-ups niet eens zo belangrijk vanwege technische fouten, zoals men vaak denkt, maar meestal vanwege menselijk falen. Zoals dus het wissen van een account van een voormalig medewerker, of iemand die in het systeem met mappen gaat slepen waarna gegevens verdwijnen. Bijvoorbeeld omdat hij het kopieerproces halverwege heeft weg geklikt.

Ook voor de cloud

Je zou misschien verwachten dat je met een dienst als Office 365, dat in de cloud draait, geen back-up nodig hebt. Alle informatie wordt tenslotte al online opgeslagen en staat in een datacenter. Dat klopt, maar ook de cloud beschermt je niet tegen je eigen fouten. De verwijderde informatie wordt er slechts een bepaalde periode opgeslagen (90 dagen is gebruikelijk). Als je dus een bestand wist of per ongeluk verandert, dan ben je het definitief kwijt. Dus ook voor je bestanden in de cloud is het belangrijk om een goede back-up te hebben.

Eisen aan een goede back-up

Een goede back-up voldoet aan drie belangrijke eisen: retentie, snelheid en capaciteit. Met retentie wordt bedoeld hoe lang de gegevens in de back-up bewaard worden. Bijvoorbeeld 90 of 180 dagen of zelfs onbeperkt. Dit heeft een directe link met de capaciteit, want hoe langer je bestanden wilt bewaren, hoe meer capaciteit je nodig hebt in je back-up systeem. Het is sowieso aan te raden om een langere retentietijd te nemen, want regelmatig worden fouten pas na maanden ontdekt. Verder is het belangrijk dat de data in de back-up wordt versleuteld, zodat alles veilig wordt bewaard en deze voldoet aan de AVG. Dat is de nieuwe wet voor bescherming van persoonsgegevens die in mei in werking treedt.